Formal Letter
Офіційний лист є одним з різновидів письмового висловлювання яке може бути на ЗНО у частині Writing. До офіційних листів належать ділові листи, рекомендації, запити, скарги, офіційні та рекламні листівки, тощо.
Офіційний лист має розпочинатися зі слів Dear Mr/Mrs/Miss/Ms та прізвища людини, до якої Ви звертаєтеся. УВАГА! У діловому листі НЕ МОЖНА писати ім’я людини після звернення Mr., Mrs. або Ms, тільки прізвище. Якщо Ви пишите невідомому адресатові, лист має розпочинатися зі слів Dear Sir or Madam або Dear Sir/Madam.
Вступ
У першому абзаці слід чітко вказати, чому Ви пишите листа, які питання хочете з’ясувати:
I am writing in connection with… – Я пишу з приводу…
I am writing to complain about / enquire about / tell you about / suggest… – Я пишу, щоб поскаржитися про / запитати про / розповісти Вам про / запропонувати…
I would like to request further information about… – Я б хотів (-ла) попросити детальнішої інформації про…
I would be most grateful if you could send me details of… – Я був (-ла) б дуже вдячний (-на) якби Ви надіслали мені деталі…
In response to your letter of 5 May, I am writing to… – У відповідь на Ваш лист від 5травня я пишу щоб…
Основна частина
Вона має обов’язково бути структурована за змістовими абзацами, кожен абзац має розкривати одну з умов у завданні. Можна об’єднати дві умови в один абзац. Зв’язок між абзацами та реченнями забезпечується за допомогою сполучників сурядності та підрядності (and, but, because, if, as soon as, when тощо), слів зв’язок, вставних слів (first, second, finally, moreover, furthermore, however тощо).
Заключна частина
В цій частини, зазвичай, автор листа висловлює сподівання на отримання відповіді за допомогою фраз:
I look forward to hearing from you / to your reply. – З нетерпінням чекаю відповіді від Вас.
If you require any further information, do not hesitate / feel free to contact me. – Якщо Вам необхідна якась додаткова інформація, не соромтеся зв’язатися зі мною.
Прощання
Насамкінець, не забудьте підписати листа: Yours faithfully (якщо ви не знаєте імені людини, до котрої написали листа); Yours sincerely (якщо знаєте ім’я адресата), потім ім’я та призвіще (вигадане для ЗНО).
УВАГА! Офіційні листи мають бути стислими, не включати зайвої інформації.
УВАГА! Пам’ятайте, що офіційний лист вимагає офіційного стилю мови і не повинен містити:
- скорочених форм дієслів, напр. замість I’d like пишемо I would like;
- ідіоматичних зворотів, напр. замість it’s off the beaten track пишемо it is an isolated area:
- мови, характерної для усних висловлювань, напр. замість I want to tell you about пишемо I would like to inform you.
Для організації зв’язку між абзацами доцільно вживати з’єднувальні елементи:
- для переліку фактів та послідовного введення ідей використовуйте такі з’єднувальні елементи: firstly, secondly, to begin with, in addition, furthermore, lastly, moreover, besides;
- на позначення контрасту та протиставлення застосовуйте on the one hand…, on the other hand…, however, still, in spite of/despite, nevertheless, тощо;
- для підбиття підсумків вживайте all in all, to sum up, in conclusion, тощо;
- для зазначення мети вживайте in order to, so that, so as to;
- для того, щоб описати наслідки вживайте: as a result, consequently.
Увага! В офіційному листуванні слід віддавати перевагу непрямим питанням: замість прямого питання What is the price of the course? в офіційному листі краще сформулювати речення таким чином: I will be grateful if you could tell me what the price of the course is.
Не забувай про формули ввічливості, наприклад I would be very pleased if…, Will you be so kind to inform me… тощо.
Пропоную ознайомитися з прикладом екзаменаційного завдання та відповіддю на нього:
You want to establish a local club for young people. You need some financial support from an inter-national company which has its headquarters in your district. Write a letter to this company in which you
- explain what you are asking for and describe your experience in social activities
- give reasons why such a club is necessary in your area
- suggest the possible benefits of such a club
Write at least 100 words.
Writing formal letters to request information
Reason for writing:
I am writing to
you in connection with ...
I am writing with
regard to / in regard to / with reference to
I am writing to
ask if you could inform me about ...
I am writing to
enquire about ...
I am writing for
more information about ...
I was interested
in your advertisement in ...
I would appreciate
some further information about ...
I am writing to
receive further information about
I am writing to
receive more detailed information about
I am writing to
receive further details about
Requesting first piece of information:
The first thing I
would like to know is
First of all I
would like to know
I wonder if you
would mind telling me first of all ….?
Requesting further information:
- I would like to
know ... - I would like to ask for
...
- I would be
grateful if you could inform me ... - I
would appreciate it if ...
- I would be
interested in knowing ... -
It would help if ...
- It would assist
me if ... - I would
like you to send me ...
Could you also
tell me….? Could
you also inform me ….?
Would you also
mind informing me ….? Would
you also mind telling me ….?
I would also like
to know if I
would also like to know whether
I hope you might
also let me know about …
Thanking for information:
I would like to
thank you in advance for this information
Thanking you in
advance for this information
Thanking you in
advance
- I would be very
grateful if you would / could reply as soon as possible.
- Thanking you for
your time and assistance.
- Thanking you in
advance for your assistance / co-operation.
- I would like to
thank you in advance.
- I look forward
to your reply at your earliest convenience.
- I look forward
to hearing from you.
